どうしよう…電話で名前を聞き取れない！そんなときの対処法

会社で電話を受け取るとき、相手の名前や社名が聞き取れないことはよくあることです。

特に、普段電話対応する機会が少ない新卒の方であれば、聞き取れないことの方が多いのではないでしょうか。

名前が聞き取れない、これは誰もが経験していることなのです。

そして「聞き取れないからといって、何度も聞き返すのはどうも気が引ける」「聞き返して相手を怒らせるのが怖い」と考えてしまい、気分が落ち込んでしまうことはあると思います。

そうならないためにも、電話で名前や社名を聞き取れなかったときの対処法をお伝えしていきます。

電話で聞き返す際の注意点

聞こえなければ聞き返すのが当たり前です。当たり前ですが、注意しなければいけないことがあります。

1度目で社名や名前を聞き取ることができなかった場合「誠に恐れ入りますが、御社名（お名前）をもう一度お伺いできますでしょうか？」と、相手に不快感を与えないように注意しながら伝えるでしょう。

しかしそれでも聞き取れなかった場合、当然2度3度と聞き返すことになります。

このとき注意しなければならないのは、聞き取れなかった原因が、あくまでこちら側にあり、相手には原因がないという印象を伝えることです。

間違っても「よく聞こえないので大きな声ではっきり喋ってくださいませんか」と言ってはいけません。

では、どのように聞き返すことがベターなのでしょうか？

電話で聞き返す際の対処法｜一音一音確認しながら聞き返す

コールセンターで働かれている電話対応のプロは、聞き取りにくい場合、以下のような確認作業を行うそうです。

「サシスセソの”サ”に、ナニヌネノの”ノ”ですね？」

このように確認しながら聞き返すことによって、相手が一音ずつ訂正してくれることもあります。

電話で聞き返す際の対処法｜不快にさせないように聞き返す

「お名前の漢字を教えていただけますでしょうか」といった聞き返し方や、横文字の場合は「スペルを教えていただけますでしょうか」といったような聞き返し方を使えば、相手を不快な気持ちにさせずに、正確に聞き取ることが可能です。

また「電波の状況が悪いようでして、もう一度教えていただけますでしょうか？」というように相手に非がないことを伝えた上で、電話機のせいにしてしまう聞き返し方もあります。

そして、しっかりと聞き取れたら再度復唱して、最終確認を行いましょう。

電話で聞き返す際の対処法｜聞き返すときに自己アピール

新卒として働き始めた方や、転職して新しい職場で働くことになった方は相手の社名や名前を聞き取れない事が多いでしょう。

そして、どんなに丁寧に聞き返しても「なんで一回で聞き取れないんだ！」「うちのことを知らないのか！」など相手が不快感をあらわにすることは大いにありえます。

そんなとき、相手を怒らせてしまったと落ち込んでしまうかもしれませんが、そこで「これはコミュニケーションを取るチャンスだ！」と考えることが重要です。

「大変申し訳ございませんでした。今後もご指導いただけますと幸いです」「ご不便をおかけしました」「貴重なご意見ありがとうございました」

など、相手への感謝とお詫びの言葉を伝え、自己アピールをして、せっかくですから自分のことを覚えてもらいましょう。

こうして経験を積むことで、どんな状況であっても、どんな相手であっても、柔軟に適切な対応がきるようになるのです。

電話対応は焦らずに。自分を肯定してあげよう

もし「聞き返すことが失礼」と思っているのであれば、あなたの自己肯定感が下がっている可能性があります。

先ほども述べましたが、電話で相手の言っていることが聞き取れないことは、よくあることで、多くの人が日々経験しています。

だからこそ、焦ったり落ち込んだりする必要はありません。

焦ったり落ち込んだりすることで、コミュニケーションを取ることに対して不安を抱きます。その結果、必要以上に相手への対応を気にしすぎているのかもしれません。

そんな時は「自分の好きなように喋っていいんだ」と考えるようにしましょう。

「そうはいっても、相手の気持ちを考えず、ズバズバと喋るような人にはなりたくない」と思うこともあるでしょう。

そう思えるあなたは社会的な感性と道徳を備えているので、必要以上に心配することはありません。大切なのは自分を肯定してあげることです。

まとめ

いかがでしたか？ 相手を不快な思いにさせないよう、言葉遣いに気を遣うことも大切ですが、あなたの自身がどう感じているかということも重要です。

電話越しとはいえ、やっていることは相手とのコミュニケーションです。

怒りたくて電話をしているわけでもなければ、不安にさせたくて電話をしているわけでもありません。

焦らず慌てず、丁寧に聞き返すように心がけましょう。